BPMN sa často spomína v jednej vete s automatizáciou, digitalizáciou a zavádzaním nových informačných systémov. Pre mnohých manažérov však zostáva skratkou, ktorú používajú „tí od IT“ alebo externí konzultanti. V tomto článku sa pozrieme, kde sa BPMN v praxi naozaj využíva, kto ho vo firme presadzuje a čo tým chce dosiahnuť.
Ak vás zaujíma skôr to, prečo procesy vôbec riešiť, odporúčame náš článok Prečo firmy potrebujú manažment procesov – vysvetlené ľudskou rečou. Tu nadviažeme o krok ďalej: keď už viete, že procesy chcete popísať, kedy na to siahnuť práve po BPMN?
Čo je BPMN a čím sa líši od bežného diagramu
BPMN (Business Process Model and Notation) je štandardizovaný grafický jazyk na zápis procesov, v ktorom má každá značka presne určený význam. Aktuálna verzia BPMN 2.0 je otvorený štandard, ktorý spravuje konzorcium Object Management Group a ktorý bol prevzatý aj ako medzinárodná norma ISO/IEC 19510.
Bežný flowchart je ako náčrt na tabuli – každý si ho nakreslí trochu po svojom a jeho význam často pozná len autor. BPMN má pravidlá. Vďaka nim model prečíta rovnako procesný analytik, audítor, programátor aj softvér, ktorý podľa modelu dokáže proces riadiť.
Na väčšinu firemných diagramov si vystačíte s niekoľkými základnými prvkami:
Udalosti (krúžky) – čo proces spúšťa, čo sa počas neho stane a ako skončí, napríklad „prišla objednávka“ alebo „uplynula lehota“.
Aktivity (obdĺžniky so zaoblenými rohmi) – práca, ktorú niekto alebo niečo vykoná.
Brány (kosoštvorce) – miesta, kde sa proces rozhoduje alebo rozdeľuje na súbežné vetvy.
Bazény a dráhy – kto čo robí: oddelenie, pracovné miesto, systém alebo externý partner.
Toky správ – komunikácia medzi účastníkmi, napríklad medzi firmou a zákazníkom.
Kto za BPMN vo firme stojí
BPMN málokedy prichádza do firmy „samo od seba“. Za jeho zavedením stojí konkrétny človek alebo tím s konkrétnou potrebou. Každá rola od neho pritom očakáva niečo iné – a to ovplyvňuje, ako podrobne sa modeluje.
Rola | Prečo siaha po BPMN | Čo z modelu potrebuje |
|---|---|---|
Procesný inžinier alebo analytik | Potrebuje presný, jednoznačný zápis na analýzu a návrh zmien | Detail, výnimky, väzby medzi procesmi |
Majiteľ, konateľ, manažment | Chce vidieť, kde firma stráca čas a peniaze, a rozhodnúť o zmenách | Prehľad na jednej strane, kľúčové rozhodnutia a zodpovednosti |
Manažér kvality | Pripravuje firmu na audit a potrebuje preukázať, že procesy sú popísané a riadené | Platnú verziu, vlastníka procesu, väzbu na dokumenty a záznamy |
Vedúci výroby alebo prevádzky | Rieši úzke miesta, prestoje a odovzdávanie práce medzi zmenami a úsekmi | Kto komu čo odovzdáva a kde sa čaká |
IT oddelenie a dodávatelia softvéru | Potrebujú zadanie, z ktorého sa dá navrhnúť alebo nastaviť systém | Presnú logiku, dáta, pravidlá rozhodovania |
Študenti | Učia sa procesné riadenie a modelovanie na štandarde, ktorý sa používa v praxi | Správne použitie značiek a pochopenie princípov |
V malých a stredných firmách má viacero týchto rolí jeden človek. Manažér kvality je zároveň procesným analytikom, vedúci prevádzky zasa zadávateľom pre IT. O to dôležitejšie je ujasniť si na začiatku, na čo presne model slúži – pre koho ho kreslíte a aké rozhodnutie má podporiť.
Kde sa BPMN využíva najčastejšie
Analýza súčasného stavu a návrh zlepšení
Najčastejší dôvod je prostý: firma chce pochopiť, ako proces naozaj prebieha, a nájsť v ňom zbytočné kroky, čakanie a duplicitnú prácu. BPMN tu pomáha tým, že núti pomenovať každé rozhodnutie a každé odovzdanie práce. Práve na týchto miestach sa problémy schovávajú najčastejšie.
Zadanie pre IT a automatizácia
Keď firma chce časť procesu zveriť softvéru, potrebuje jasné zadanie. Model v BPMN je spoločný jazyk medzi biznisom a IT: vedúca nákupu ukáže, ako má schvaľovanie fungovať, a programátor v ňom vidí presnú logiku. Niektoré procesné systémy dokážu model v BPMN priamo vykonávať – o tom viac v príklade nižšie.
Zavádzanie nového informačného systému
Pri zavádzaní podnikového informačného systému (napríklad na riadenie výroby, skladu či účtovníctva) sa často ukáže, že každé oddelenie robí to isté inak. Model procesov pred zavedením pomôže dohodnúť sa na jednom spôsobe práce. Systém sa potom nastavuje podľa dohodnutého procesu, nie podľa zvykov jednotlivcov.
Kvalita, audit a riadené dokumenty
Firmy, ktoré budujú systém manažérstva kvality podľa ISO 9001 – medzinárodnej normy pre riadenie kvality –, potrebujú mať procesy popísané, priradené vlastníkom a pod kontrolou zmien. BPMN nie je normou predpísaný, no prehľadný model sa audítorovi vysvetľuje oveľa ľahšie než stránky textu. Dôležitejšie než samotná notácia je, aby model zodpovedal skutočnosti a mal platnú verziu.
Spolupráca so zákazníkmi a dodávateľmi
BPMN umožňuje zobraziť viacerých účastníkov v samostatných bazénoch a správy, ktoré si posielajú. Hodí sa to napríklad pre výrobnú firmu, ktorá dodáva komponenty veľkému odberateľovi, alebo pre servis, ktorý spolupracuje s výrobcom zariadení. Na jednom obrázku je vidieť, kto čaká na koho a kde sa informácie strácajú.
AS-IS a TO-BE: príklad zo servisnej firmy
Pri zlepšovaní procesov sa pracuje s dvoma modelmi. AS-IS popisuje, ako proces prebieha dnes – vrátane obchádzok a improvizácie. TO-BE ukazuje, ako by mal prebiehať po zmene. Porovnanie oboch modelov je najrýchlejšia cesta k tomu, aby manažment videl, čo sa zmení a prečo.
Predstavte si servisnú firmu s 30 ľuďmi, ktorá opravuje domáce spotrebiče. Zákazníci sa sťažujú, že vybavenie reklamácie trvá dlho. Pri modelovaní AS-IS sa ukáže, že dispečerka zapisuje požiadavky do tabuľky, technik ide k zákazníkovi „naslepo“ a až na mieste zistí, aký diel chýba. Nasleduje druhý výjazd. Navyše každú opravu musí e-mailom schváliť vedúci, aj keď ide o drobnosť.
Krok | AS-IS (dnes) | TO-BE (po zmene) |
|---|---|---|
Príjem požiadavky | Telefonicky, zápis do tabuľky | Jednotný formulár s povinnými údajmi o spotrebiči a probléme |
Overenie záruky | Rieši technik až na mieste | Dispečing overí pred výjazdom, brána: v záruke / mimo záruky |
Náhradný diel | Zisťuje sa pri prvom výjazde | Diel sa objedná podľa popisu poruchy ešte pred výjazdom |
Schválenie opravy | Vedúci schvaľuje každú opravu | Schvaľuje sa len oprava nad určenú sumu |
Počet výjazdov | Často dva | Vo väčšine prípadov jeden |
Model TO-BE nie je hotový, keď je nakreslený. Treba ho prebrať s ľuďmi, ktorí proces vykonávajú, schváliť a určiť, odkedy platí. V Stepiore prechádza zmena procesu schválením a začne platiť od dňa, ktorý firma určí; pôvodná verzia zostane v histórii, takže sa dá kedykoľvek dohľadať, ako sa proces vyvíjal.
Príklad automatizácie: schvaľovanie nákupnej objednávky
Tu BPMN ukazuje svoju najväčšiu silu. Keďže značky majú presný význam, model môže slúžiť nielen ako obrázok, ale aj ako predpis pre procesný softvér. Takýto systém číta model a podľa neho prideľuje úlohy ľuďom, volá iné systémy a stráži lehoty.
V modeli na automatizáciu sa rozlišujú typy aktivít: používateľská úloha je práca pre človeka (napríklad schváliť), servisná úloha je práca pre systém (napríklad overiť rozpočet) a časovač je udalosť, ktorá nastane po uplynutí času. Pozrime sa na výrobnú firmu, ktorá chce zrýchliť nákup materiálu.
Ako prebieha automatizované schvaľovanie objednávky
- Zamestnanec vyplní požiadavkuZadá materiál, množstvo, dodávateľa a odhadovanú cenu do jednotného formulára.
- Systém overí rozpočetServisná úloha skontroluje, či má stredisko na nákup voľné prostriedky.
- Brána rozhodne podľa sumyMalé nákupy pokračujú rovno k objednávke, väčšie idú na schválenie.
- Vedúci schváli alebo zamietnePoužívateľská úloha sa objaví vedúcemu medzi jeho úlohami spolu so všetkými podkladmi.
- Časovač stráži lehotuAk vedúci nerozhodne napríklad do dvoch pracovných dní, úloha prejde na jeho zástupcu.
- Systém odošle objednávkuPo schválení sa objednávka vytvorí a odošle dodávateľovi, žiadateľ dostane potvrdenie.
Čo z toho firma má? Žiadateľ nemusí naháňať podpisy, vedúci vidí len to, čo naozaj potrebuje jeho rozhodnutie, a nákup sa nezasekne počas dovolenky. Manažment navyše môže sledovať, ako dlho schvaľovanie trvá a kde sa čaká najdlhšie.
Na samotné vykonávanie procesov potrebujete procesný softvér, ktorý model číta. Prvý krok – nakresliť a s ľuďmi odladiť model – však zvládnete v ktoromkoľvek BPMN modeleri a bez programovania.
Kedy BPMN nepotrebujete
BPMN je užitočný nástroj, nie povinnosť. Ak chcete len zrozumiteľne popísať, ako sa vybavuje objednávka v malom obchode, a proces nebudete automatizovať, často postačí jednoduchý flowchart. Ľudia v prevádzke ho prečítajú bez školenia a bude ho ľahšie udržiavať aktuálny.
Rozumný prístup je kombinovať: väčšinu procesov popísať jednoduchšie a BPMN použiť tam, kde je potrebná presnosť – pri automatizácii, zadaní pre IT alebo spolupráci viacerých firiem. Stepiora preto ponúka flowchart priamo v procese, prepojený s pracovnými miestami a IT systémami firmy, a BPMN 2.0 pre tých, ktorí ho potrebujú.
Typické chyby pri práci s BPMN
Príliš veľa detailov naraz. Model s osemdesiatimi krokmi nikto neprečíta. Rozdeľte ho na hlavný proces a podprocesy.
Používanie všetkých značiek. BPMN ich má veľa, no väčšina čitateľov pozná len tie základné. Exotické prvky používajte, len keď majú jasný účel.
Model bez vlastníka. Ak za proces nikto nezodpovedá, model rýchlo zastará. Vlastníka priraďte pracovnému miestu, nie konkrétnemu človeku – pri odchode zamestnanca sa zodpovednosť nestratí.
Kreslenie od stola. Model AS-IS nakreslený bez ľudí z prevádzky popisuje, ako si proces predstavuje manažment, nie ako naozaj prebieha.
Chýbajúce výnimky. Čo sa stane, keď zákazník neodpovie alebo diel nie je skladom? Práve výnimky robia v praxi najväčšie problémy.
Nejasné, ktorá verzia platí. Keď v zdieľanom priečinku leží päť verzií diagramu, ľudia sa riadia tou, ktorú náhodou otvoria.
Ako začať s BPMN
Vyberte jeden proces, ktorý vás naozaj trápi – napríklad reklamácie, nákup alebo zaškolenie nového zamestnanca.
Určte, na čo model slúži: na zlepšenie, na zadanie pre IT, alebo na prípravu na audit. Od toho závisí úroveň detailu.
S ľuďmi, ktorí proces vykonávajú, nakreslite AS-IS. Stačia základné značky: udalosti, aktivity, brány a dráhy.
Označte miesta, kde sa čaká, opakuje alebo stráca informácia.
Navrhnite TO-BE, preberte ho s tímom a dohodnite, odkedy platí.
Až keď nový proces funguje, zvážte, ktoré jeho časti sa oplatí automatizovať.
Zhrnutie
BPMN je spoločný jazyk pre manažment, kvalitu, výrobu aj IT. Firmy ho využívajú najmä pri analýze a zlepšovaní procesov, pri zavádzaní nových systémov, príprave na audit a pri automatizácii. Za jeho zavedením zvyčajne stojí niekto, kto potrebuje presnosť – procesný inžinier, manažér kvality alebo vedúci, ktorý chce proces zveriť softvéru. Začnite jedným procesom, porovnajte AS-IS s TO-BE a automatizujte až to, čo už funguje.